Cara Print Excel Agar Rapi Menjadi Satu Halaman Penuh Tanpa Terpotong

Cara print Excel memiliki beberapa cara serta beberapa tips yang perlu diperhatikan mulai dari hasil cetak agar tidak terpotong dan besar sampai dengan trik agar rapi menjadi satu halaman penuh tanpa terpotong.

Dengan excel hal tersebut bisa saja dilakukan, namun tampilannya pasti akan sangat kecil dan tidak terbaca. Oleh sebab itu, selain tutorial kami berikan tips agar tidak kecil dan tidak terpotong serta trik lembar kerja kalian agar pas di tengah.

Jadi tidak hanya sebatas menggunakan Ctrl + P untuk print Excel seperti orang amatiran. Nah berikut panduan lengkap hingga hasil cetakan agar rapi menjadi satu halaman penuh tanpa terpotong. Membuat skill excel kalian jadi expert, check this out!

Daftar Isi

Menggunakan Ctrl + P

Cara print excel pertama tercepat menggunakan Ctrl + P, eitss jangan salah cara ini selain cepat tampilanya pun lengkap dan mudah apalagi ditambah dengan print preview. Yaitu tampilan lembar halaman hasil editan kalian sebelum dicetak. Berikut tampilanya.

Baca Juga: Cara Print Label Undangan 121 & 103 di Word 2010

Keterangan:

Print Preview, tampilan lembar halaman hasil edit sebelum dicetak.
Print, toolbars untuk cetak.
Print Copies, pengaturan jumlah salinan pencetakan file.
Printer, tampilan pilihan jenis printer yang bisa digunakan untuk mencetak file.
Mencetak semua sheet atau sebagian lembar kerja. Jika kalian klik, akan muncul tampilan pilihan sebagai berikut:

1. Print Active Sheet, mencetak sheet yang sedang aktif.
2. Print Entire Workboook, mencetak semua sheet.
3. Print Selection, mencetak sebagian range terseleksi.

Pages, pilihan untuk menentukan halaman berapa saja yang akan dicetak.
Toolbars pilihan jenis orientasi halaman (Landscape/Portrait).
Toolbars pilihan jenis ukuran kertas cetak.
Pilihan batas halaman cetak atau margins.
Menu pengaturan skala pencetakan. Jika kalian klik, akan muncul tampilan pilihan sebagai berikut:

1. No Scalling, mencetak dengan ukuran sebenarnya.
2. Fit Sheet on One Page, menyusutkan semua bagian cetak menjadi satu halaman penuh.
3. Fit All Column on One Page, menyusutkan lebar bagian cetak ke dalam 1 halaman.
4. Fit All Row on One Page, menyusutkan tinggi/panjang bagian cetak ke dalam 1 halaman.

Bagaimana cara print excel diatas, cukup mudah bukan? Hanya dengan Ctrl + P semua pilihan pengaturan cetak dapat digunakan untuk memudahkan kalian mencetak agar rapi menjadi satu halaman penuh tanpa terpotong.

Namun untuk melakukan pengaturan lembar kerja kalian secara intens dan presisi agar pas supaya tidak terpotong. Sehingga menghasilkan tampilan cetak menjadi satu halaman penuh. Selanjutnya silahkan ikuti tips & trik berikut.

Lihat Juga: 6 Cara Membuat Bingkai di Word (Buat Dokumen Lebih Cantik)

Tips Sebelum Print di Excel

Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mencetak file di excel agar pas supaya tidak terpotong persentase tertentu sehingga tampilan hasil print dapat membesar atau mengecil dari ukuran aslinya.:

Kalian harus pandai mengatur isi data yang akan di cetak. Apabila memungkinkan pisahkan antara isian data untuk digunakan sebagai database dengan data untuk diprint out.
Pastikan pengaturan ukuran kertas di excel dan jenis kertas pada printer sudah sesuai untuk mencetak dokumen excel.
Tentukan margin atau batas cetak sesuai kebutuhan.
Gunakan Jenis Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan hasil cetak dokumen.
Untuk jenis dokumen dengan banyak kolom, sebaiknya gunakan Lanscape Orientation atau halaman mendatar.
Sesuaikan Print Area jika ingin mencetak sebagian atau beberapa bagian dari sebuah worksheet saja.
Jika Halaman yang akan diprint cukup panjang sehingga terbagi menjadi beberapa halaman, pastikan pergantian setiap halaman (Page Break) sudah sesuai keinginan.
Gunakan pengaturan skala pencetakan untuk mengatur skala hasil cetak atau membagi hasil print per page.
Jika diperlukan sebelum mencetak file, juga bisa menambahkan Header & Footer pada Excel.

Supaya lebih gamblang, masing-masing akan dijelaskan step by step pada bagian berikut ini:

1. Menentukan Ukuran Kertas di Excel

Pilih tab “Page Layout”, kemudian pada group page setup klik “Size”. Selanjutnya pilih ukuran kertas yang diinginkan. Seperti contoh gambar dibawah dengan memilih ukuran kertas 21cm x 29,7 cm agar full kertas A4.

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel mengikuti printer default. Jika ingin membuat ukuran kertas lain bisaditambahkan dengan memilih “More Paper Sizes”.

2. Menentukan Margin Halaman Excel

Pilih tab “Page Layout”, kemudian pada group page setup klik “Margin”. Selanjutnya pilih ukuran kertas yang diinginkan.

Pada menu Margins sudah menyediakan tiga pilihan yaitu: Normal, Wide, dan Narrow. Jika membutuhkan untuk menentukan margin atau batas cetak secara manual, klik menu nomor 4 custom margins. Seperti tampilan dibawah.

Selain menyesuaikan margin halaman secara lengkap mulai dari atas, bawah, kiri, kanan, serta header dan footer. Terdapat opsi tambahan untuk membuat hasil cetak agar pas di tengah dengan centang pada center on page vertically dan horizontally.

3. Melihat Tampilan Printout Dengan Page Layout View

Setelah jenis dan ukuran kertas cetak sesuai, gunakan Page Layout View untuk melihat tampilan dokumen yang akan kalian print terlihat di atas kertas.

Saat membuka file baru, defaultnya excel akan memperlihatkan jenis tampilan normal. Jenis View lain, yakni “Page Layout” membantu kalian membuat hasil print file excel agar rapi supaya tidak terpotong.

Pilih tab “View”, kemudian pada group workbook views klik “Page Layout”.

Secara otomatis,tampilan lembar kerja kalian terlihat di atas kertas termasuk dibagian mana saja yang terpotong. Seperti gambar dibawah ini.

4. Mengubah Orientasi Halaman Cetak Excel

Seringkali terjadi hasil cetak terpotong di excel dapat diselesaikan hanya dengan mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar. Secara default model halaman cetak pada excel adalah portrait, vertikal atau berdiri.

Namun jika halaman terdiri dari banyak kolom, supaya tidak terpotong agar full 1 kertas maka orientasi halaman horizontal, landscape atau mendatar akan lebih cocok. Sehingga pada kertas bisa menjadi satu halaman penuh.

Pilih tab “Page Layout”, kemudian pada group page setup klik “Orientation”. Selanjutnya pilih nomor 2 “Landscape”.

5. Menyesuaikan Print Area

Secara default saat mencetak lembaran file excel maka seluruh bagian cell berisi tulisan akan dicetak. Jika kalian hanya membutuhkan beberapa bagian saja agar besar, maka dapat mengaturnya dengan Set Print Area. Langkah–langkahnya sebagai berikut:

Blok cell atau bagian diinginkan dan pilih tab “Page Layout”, pada group page setup klik “Print Area”, pilih menu “Set Print Area”. Seperti contoh gambar dibawah hasil cetak agar tidak kecil, maka cukup mencetak laporan yang diblok (bulan April).

Simak Juga: 3 Langkah Cara Freeze Excel Mudah Terbaru 2020

6. Menyesuaikan Page Break (Pergantian Setiap Halaman) Cetak

Apabila halaman yang akan dicetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris-baris data, maka dokumen kalian akan terbagi menjadi beberapa halaman. Agar tidak terpotong dan besar dapat menyesuaikan page break.

Pilih tab “View”, kemudian pada group workbook views klik “Page Break Preview”. Seperti tampilan gambar dibawah.

Pada dasarnya saat pertama kali menggunakan menu page break, maka akan terlihat 2 garis biru. Garis putus-putus biru adalah Automatic Page Break, sedangkan garis biru adalah Manual Page Break.

7. Menambahkan atau Menyesuaikan Page Break Excel

Jika diperhatikan tampilan page break preview dibawah, akan mencetak Print Area yang sudah terpilih menjadi 3 halaman. Yakni bagian di dalam garis biru atau Manual Page Break, sedangkan bagian diluar garis tidak akan ikut tercetak.

Sekaligus garis putus-putus atau Automatic Page Break pada tampilan dibawah menunjukkan potongan pergantian halaman cetak otomatis. Bagaimana hasil cetak agar tidak terpotong dan tidak kecil menjadi satu halaman penuh? Langsung simak contoh dibawah.

Pada contoh di atas misalnya kalian ingin satu halaman penuh, atau agar besar dapat dibagi menjadi 2 halaman. Halaman pertama sampai bulan maret dan bulan juni tercetak di halaman kedua. Terdapat 2 cara untuk mengatur page break, antara lain:

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri dan tahan. Kemudian tarik ke arah kiri sehingga garis tersebut tepat di samping kanan kolom “D”.

Cara kedua, letakkan kursor pada range atau sel pada kolom D. Selanjutnya, pilih “Tab Page Layout” . Pada group page setup, klik menu “Breaks”, kemudian pilih menu “Insert Page Break”.

Keterangan: Jika terdapat page break berlebihan atau tidak sesuai dengan meletakkan kursor pada cell kemudian pilih menu “Remove Page Break”. Apabila ingin megembalikan letak Page break seperti sedia kala, pilih menu “Reset All Page Breaks”.

8. Mengatur Skala Pencetakan

Selanjutnya cara print excel agar pas tidak kecil dengan mengatur skala pencetakan. Pada menu ini dapat mengatur halaman cetak dan ingin dibagi dalam berapa halaman secara mendatar atau menurun.

Yaitu dengan menu Width dan Height pada Group Scale to fit pada Tab Layout. Biasanya pengaturan dilakukan dengan mengubah ukuran widthnya menjadi 1 page sedangkan heightnya automatic sehingga excel menyesuaikan ukuran tinggi halaman secara otomatis.

Selain itu tampilan hasil cetakan agar besar dapat dilakukan pengaturan penskalaan halaman ini dalam satuan persen pada menu Scale. Jika data cukup lebar, bisa mengecilkan persen skala dan sebaliknya untuk data yang relatif ramping bisa membesarkan skalanya.

Setelah-hal-hal di atas sudah Anda lakukan kembali lakukan pengecekan (Print Preview) untuk memastikan bahwa hasil Print data akan sesuai dengan kebutuhan.

9. Menambahkan Header & Footer pada Excel

Tips cara print excel selanjutnya, dapat menambahkan dengan judul, nomor dan jumlah halaman, tanggal dan waktu file di print, lokasi dan nama file, nama sheet serta gambar atau logo tertentu dibagian atas atau bawah setiap halaman dengan header dan atau footer.

Klik Page Layout serta pilih menu ribbon excel, kemudian klik tombol Header & Footer pada toolbars menu Page Setup.

Keterangan:

Pilihan (preset) Header secara otomatis
Pilihan (preset) Footer secara otomatis
Pilihan pembuatan custom Header atau secara manual
Pilihan pembuatan custom Footer atau secara manual

Selain hasil cetakan dapat menjadi satu halaman penuh tanpa terpotong, dengan header dan footer pasti akan tampak rapi. Bagaimana cara agar judul berulang di setiap lembar cetakan? Tentu saja bisa, dengan header dan footer dibuat secara custom, check this out!

Setelah klik “Custom Header” maka akan muncul tampilan dibawah ini:

Seperti pada gambar di atas, elemen-elemen pada group header & footer elements sebagai berikut:

Format Text, menentukan ukuran, jenis, garis bawah, warna tulisan
Page Number, menambahkan nomor halaman
Number of Pages, menambahkan informasi jumlah halaman
Curent Date, menambahkan informasi tanggal sekarang sesuai setting komputer
Curent Time, menambahkan informasi waktu/jam saat file dicetak
File Path, Menambahkan informasi path file atau alamat lokasi file pada komputer lengkap dengan nama filenya
File name, menambahkan informasi nama file saja.
Sheet Name, menambahkan informasi nama sheet halaman
Picture, untuk menambahkan gambar atau logo tertentu pada header dan footer excel.

Selanjutnya cara agar judul berulang di setiap lembar cetakan dengan header. Setelah masuk ke dalam “Costum Header”, ketik judul sesuai dengan contoh diatas yaitu “Laporan Penjualan Tahun 2019” diisikan pada kolom tengah dengan kotak merah dibawah ini:

Kemudian tekan “OK” dan coba cek ke Print Preview, akan muncul seperti tampilan berikut:

Pelajari Juga: 3 Cara Mengatur Margin di Word 2010 & Google Docs

Disesuaikan dengan bentuk data apakah banyak dengan memanjang ataupun melebar sehingga menentukan dalam pengaturan sebelum mencetak lembar kerja agar pas. Semakin sering digunakan keterampilan Excel akan semakin mahir. So, keep learning guys.