Cara Membuat Mail Merge

Cara membuat Mail Merge merupakan langkah yang sangat efektif dilakukan saat kalian diharuskan untuk membuat dokumen massal seperti undangan pernikahan, surat lamaran kerja, dan lain sebagainya. Dengan banyak data yang harus di input membuat Mail Merge merupakan cara cepat.

Microsoft Office memiliki fitur yang sangat memudahkan kalian dalam melakukan input label undangan secara massal tanpa harus mengetiknya satu persatu. Perangkat Office yang kalian perlukan hanya Word dan Excel saja.

Di Word 2007, Di Word 2010, Di Word 2013, sampai dengan di Google Docs pun juga bisa kalian lakukan. Dan untuk Excelnya pun juga demikian, dengan menggunakan Excel dari 2007 sampai di Excel 2013 pun Mail Merge bisa untuk dibuat.

Cara Membuat Mail Merge

Nah,bagaimana cara membuat Mail Merge dengan banyak data yang cepat dan benar? Simak langkah demi langkah dari penjelasan berikut ini :

1. Membuat Surat Di Ms Word

Langkah pertama yang harus kalian lakukan sebelum ke cara membuat mail merger adalah membuat surat yang akan dikirim terlebih dahulu di Ms Word. Seperti pada contoh gambar dibawah ini.

Setelah pembuatan surat selesai, setelah itu pada bagian “Yth. …” nantinya akan kalian isi dengan nama dari penerima surat, sedangkan di bagian “di …” nantinya akan kalian isi dengan alamat dari penerima surat.

Simak Juga: 3 Tahap Cara Membuat Grafik Di Word 2010, 2013, (Lengkap)

2. Membuat Database Di Ms Excel

Langkah kedua setelah kalian membuat surat di Ms Word, langkah selanjutnya kalian harus membuat database pada Ms Excel terlebih dahulu sebelum masuk ke cara membuat mail merge. Seperti pada contoh gambar dibawah ini.

Setelah databasenya selesai, kalian lanjutkan dengan menyimpan file Excel tersebut pada folder yang sama dengan lokasi folder file surat yang sudah kalian buat sebelumnya. Dan tidak boleh lupa juga untuk menamai sheet database yang telah kalian buat. Seperti contoh dibawah ini.

Baca Juga: 5 Cara Membuat Tabel di Word dengan Rapi dan Mudah

3. Cara Membuat Mail Merge

Langkah selanjutnya ketika file surat dan file databasenya sudah siap. Yang harus kalian lakukan adalah kembali ke file surat yang ada di Word, lalu kemudian masuk ke menu “Maillings”, kemudian klik “Start Mail Merge”, dan setelah itu ke “Step-by-Step Mail Merge Wizard ..”.

Setelah itu akan muncul tampilan disebelah kanan lembar kerja seperti berikut.

Setelah itu kalian tinggal klik “Letters” dan kemudian klik “Next: Starting document”. Seperti contoh berikut.

Setelah itu lanjutkan dengan klik “Use the you want to set up your letters” dan kemudian klik “Next: Select recipients”. Seperti contoh dibawah ini.

Nah, setelah itu pada step 3 ini kalian klik “Use an exiting list”, dan kemudian kalian klik “Brows…” untuk mencari file database Excel yang sudah kalian buat sebelumnya.

Nah silahkan kalian sesuaikan sendiri lokasi penyimpanan file database kalian tersebut.

Selanjutnya, setelah kalian klik “Open”, lalu akan muncul tampilan seperti berikut.

Setelah tampilan tersebut mucul, kalian klik nama sheet yang terdapat database Mail Merge kalian. Lalu tinggal klik “OK” dan akan muncul tampilan seperti ini.

Pada bagian tersebut, kalian bisa mencentang atau menghilangkan centang kepada nama penerima surat, sekaligus mengurutkan nama penerima melalu menu “Sort”. Seperti pada gambar dibawah ini.

Lihat Juga: 2 Cara Membuat Flowchart Di Word Dan Di Visio 2007 (Lengkap)

Ascending : Untuk mengurutkan nama dari paling depan atau atas seperti nama atau alamat yang memiliki huruf dengan A atau angka 1.

Descending : Untuk mengurutkan nama penerima dari urutan paling belakang atau bawah seperti nama atau alamat penerima yang memiliki huruf dengan Z atau 9.

Setelah kalian sortir berdasarkan nama dan alamat penerima, selanjutnya kalian klik “OK”. Dan lanjutkan dengan klik “Next: Write your letter”. Maka akan muncul tampilan seperti berikut.

Nah, setelah klik next maka akan tampil “More items…” seperti pada gambar diatas. Lalu langkah selanjutnya kalian arahkan kursor dan klik pada bagian “Yth. …” lalu kemudian klik “More items …” seperti pada gambar dibawah ini.

Setelah kalian klik nama penerima surat, lalu kalian tinggal klik “Insert” dan akan muncul tampilan seperti ini.

Lakukan lagi seperti pada langkah diatas untuk memberi alamat penerima pada surat. Tinggal klik “More items …” kemudian arahkan kursor dan klik pada bagian “di …” untuk menempatkan alamat penerima. Maka akan jadi seperti ini.

Untuk memunculkan nama-nama penerima surat sekaligus mengetes apakah Mail Merge berfungsi atau tidak, kalian bisa klik “Preview Result” seperti terlihat pada gambar dibawah.

Setelah surat benar berfungsi, langkah selanjutnya yang harus kalian lakukan adalah dengan klik “ Next: Complete the merge”.

Nah, pada tahap ini langkah sudah mulai selesai. Kalian bisa edit dahulu surat jika ada yang perlu untuk ditambahkan atau dikurangi. Atau bisa langsu print dokumen surat dengan cara klik “Print ..” seperti pada contoh gambar berikut.

Untuk melihat semua dokumen dengan nama-nama penerima Mail Merge, kalian bisa memperkecil tampilan dengan cara klik “Edit individual lettes ..” maka akan muncul lembar kerja baru seperti ini.

Selanjutnya tinggal kalian simpan dengan klik “CTRL+S” atau juga bisa dengan menekan “F12” lalu beri nama file dengan nama yang berbeda dari file surat aslinya, misalnya seperti ini.

Nah, jika kalian klik file Mail Merge yang asli (satuan) maka akan muncul peringatan seperti ini.

Keterangan :

• “Yes” : Jika kalian klik “Yes” maka dokumen Mail Merge akan diteruskan ke file Mail Merge yang mempunyai file yang banyak didalamnya. Dengan ditandai “Mailling” yang masih aktif seperti pada gambar berikut.

• “No” : Jika kalian klik “No” maka dokumen Mail Merge yang akan muncul adalah dokumen Mail Merge dengan file satuan atau yang asli. Yang ditandai dengan “Mailling” sudah tidak aktif.

Pelajari Juga: 2 Cara Membuat Tabel Di Excel (Di Windows Dan Di Android)

Nah, begitulah tutorial cara membuat Mail Merge di Ms Word dan Ms Excel. Dengan membuat Mail Merge ini, maka pekerjaan kalian untuk membuat surat undangan dengan banyak data penerima menjadi lebih efektif.

Selain membuat surat undangan pernikahan masal, Mail Merge juga sering digunakan saat membuat label undangan agar terlihat lebih cepat dan rapi. Semoga tutorial diatas bermanfaat dan selamat mencoba!